mardi 23 avril 2013

Matinale à l'UDEL MEDEF 45 sur les usages et les bonnes pratiques de l'email avec Synergie Informatique

Alexis Blandin, Arnaud Le Bouter et moi-même avons animé ce  matin dans les locaux de l'UDEL MEDEF 45  un atelier participatif sur les usages, pratiques et tendance de l'email 

Alexis Blandin commence très fort en interpellant les 20 participants  :
Qui a le temps de consommer toute l'information mise à sa disposition?
Personne ne lève la main...

Alexis appui là ou cela fait mal  :

40% des collaborateurs reçoivent plus de 100 mails , consacrent plus de 2 heures à leur messagerie...leur temps de concentration serait de 12 minutes maximum par heure!

L'assistance réagit mais comment ne plus recevoir de mail en interne, comment être informé de la publication d'un compte rendu de réunion?

Je leur rappelle que 80% des mails reçus sont internes et qu'il s'agit du 1er axe d'amélioration: Moins de mails internes = plus de productivité

Comment agir ?
Nous avons proposés des actions "basiques" portées par le bon sens :
  • Dire non au mail ou vous êtes  en copie et qui ne nécessite pas d'action de votre part
  • Recevoir des notifications (alertes) de publication et/ou de mise à jour de documents "partagés" plutôt que le document en pièce jointe
  • Se désabonner des newsletters 
  • Consulter sa boite email à des heures fixes et ne pas tout traiter dans l'immédiateté
  • ...
Nous avons conseillé à chaque participant d'identifier 5 actions adaptées à leurs usages,  à choisir dans la liste des bonnes pratiques et de les appliquer pendant 1 mois et de faire le bilan .


A la question quand et à partir de quelle taille mon entreprise est-elle prête a utiliser d'autres solutions de communication et de collaboration ?

Nous avons répondu : quand vous sentez "le ou les cailloux dans votre chaussure" , vous avez identifié votre problème de communication, de collaboration... vous êtes donc mûr et prêts à adopter une solution ou un nouvel usage !

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